第3章 かけるマナー

用件を整理しておく

小林君の混乱

「では明日の10時、G社受付ロビーで」村上氏とのアポイントメントの電話を切り、一息つこうとした小林君。

ふと伝え忘れた用件を思い出し、再び村上氏の会社にダイヤルをしました。

村上氏の会社は、直通の電話がないのでまた受付から呼び出してもらうことになるのです。

「すみません。明日の打ち合わせのときに、例の企画書も持って来ていただけないでしょうか?」これでOKと思ったら、電話を切った後に別件の連絡事項に気が付いた小林君。

呆れる上司の声を聞くまでもなく、次回からは用件を整理してから電話をかけるようにしようと反省しました。

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間違えた時は謝る

加藤さんの後悔

加藤さんの会社にはよく間違い電話がかかってきます。電話番号がどこかの塾と似ているのか、学生からの間違い電話が多く、問違いだと分かると黙って切るその非礼さに加藤さんをはじめ、社員全員が迷惑していました。

そんなある日、加藤さんは急ぎの電話を慌ててかけたため、どこかの個人の家につながってしまいました。反射的に受話器を置いてしまった加藤さん。すぐに失礼な態度だったと後悔をしましたが後の祭りです。

それ以来、礼儀を欠いた間違い電話がかかってくると、自分の失敗を思い出して反省を繰り返しています。

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会社名と自分の名前を名乗る

吉田くんの早とちり

いつものように取引先に電話をかけ「Nさんお願いします」と吉田君が言いました。ところが、電話口に出てきたNさんは何だかいつもと違う様子で、打ち合わせの件も要領を得ないようなのです。

しばらくして、ようやく自分が番号を間違えて電話をかけて、たまたまその会社にいた同姓のNさんと話しをしていることに気が付きました。

会社名と自分の氏名をきちんと名乗り、相手の会社名も確認しておけば、こんな恥をかくことはなかったのにと失態を振り返ります。

以来、自分の名前を先に名乗るというビジネス電話のルールを守り、社外の評判も向上したようです。

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相手の都合を考える

山田さんの身勝手

もうすぐ17時、終業の時間です。早く帰りたいのに、連絡を取らなければならない相手がなかなか戻ってこないのでイライラしている山田さん。退社時間前にようやくつかまった相手に対して、山田さんは勢い込んで用件を並べました。

ところが相手はよほど忙しいのか「すいません、いま立て込んでいて後でかけ直してもいいでしょうか?」という返事。その事に山田さんは憤慨し、あいさつもそこそこに乱暴に切ってしまいました。

しかし冷静になって考えてみれば、相手の都合を気遣う余裕のない自分がひどく幼稚に思えて恥すかしい思いをしたそうです。

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不在時はこちらの希望を伝える

佐々木君の待ちぼうけ

「F社の件、まだ聞いてないのか?」上司の催促に「午前中に一度電話を入れたんですが、担当者が不在だったので...」と答える佐々木君。彼は、ひたすらF社の担当者から折り返しの電話が来るのを待っているのです。

しかし、なかなか電話がかかってこないので退社間際にもう一度電話をしてみると、今度は担当者が直接電話に出てきました。聞けば午後はずっと社内にいたということです。

だったら電話をくれてもいいのにと思いながら、その事を上司に報告すると「折り返し電話が欲しいなら、用件と共にそう伝えるべきだろう」と注意されました。

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途中で切れたらすぐにかけ直す

斉藤さんのリダイヤル

広告会社で働いているに斉藤さんは、代理店のR氏と電話で打ち合わせ中です。ところが先方が保留ボタンを押し間違えたのか、途中で回線が切れてしまいました。

相手の会社は交換台を通してからの通話になるため、かけ直すのが面倒なのでR氏からの再ダイヤルを待つことにしました。

しかしその後R氏からの電話はなく、斉藤さんがかけ直したときにはすでにR氏は外出した後でした。

結局打ち合わせの続きは夜まで待たなければならないことになりました。これに懲りた斉藤さん、今では電話が切れたらすぐに折り返しかけ直すようになりました。

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第3章 かけるマナー

  1. 用件を整理しておく
  2. 間違えた時は謝る
  3. 会社名と自分の名前を名乗る
  4. 相手の都合を考える
  5. 不在時はこちらの希望を伝える
  6. 途中で切れたらすぐにかけ直す