第3章 かけるマナー

用件を整理しておく

小林君の混乱

「では明日の10時、G社受付ロビーで」村上氏とのアポイントメントの電話を切り、一息つこうとした小林君。

ふと伝え忘れた用件を思い出し、再び村上氏の会社にダイヤルをしました。

村上氏の会社は、直通の電話がないのでまた受付から呼び出してもらうことになるのです。

「すみません。明日の打ち合わせのときに、例の企画書も持って来ていただけないでしょうか?」これでOKと思ったら、電話を切った後に別件の連絡事項に気が付いた小林君。

呆れる上司の声を聞くまでもなく、次回からは用件を整理してから電話をかけるようにしようと反省しました。

相手が電話に出たとたんにあわててしまい、用件が混乱してしまった。電話を切った後に言い忘れていたことを思い出した。

こうしたミスの原因は、事前に用件の整理が出来ていないということです。

スムーズでスマートなビジネス電話をかけるためにも、受話器をとる前に話すべき内容と聞くべき内容をきちんとまとめておくようにしましょう。

たったこれだけで、取引先の担当者に与える印象が大きく違ってきます。

第3章 かけるマナー

  1. 用件を整理しておく
  2. 間違えた時は謝る
  3. 会社名と自分の名前を名乗る
  4. 相手の都合を考える
  5. 不在時はこちらの希望を伝える
  6. 途中で切れたらすぐにかけ直す