第4章 受けるマナー

メモした内容を復唱する

井上君の責任感

電話の内容は必ずメモを取る井上君。その日も不在だった上司宛の伝言をきちんとメモし、上司の机の上に置きました。内容は明日のアポイントメントの件でした。

しかし翌日、その場所へ向かった上司から井上君へお叱りの電話が入りました。なんと待ち合わせの時間の「5時」を「2時」と聞き違えてメモしてしまったようなのです。

それからというもの、井上君はメモした内容は必ず復唱し、最後に自分の氏名を名乗るというビジネス電話の基本マナーをきちんと実践するようになりました。

電話を受けたときは、それが自分宛てでも取り次ぎの場合でも、必ずメモをとり最後に要点を復唱する習慣をつけましょう。

相手の用件を整理し、不明な点が少してもあれば曖昧にせずに、きちんと理解できるまで確認をしてください。

また、不在者への伝言を頼まれた場合は、責任の所在を明確にする意味でも、きちんと名乗っておきましょう。

時間を確認する場合は12時間表示、24時間表示を使い分けて確認をする方法もあります。

第4章 受けるマナー

  1. すぐ出て名乗る
  2. 相手の目的を確認する
  3. メモした内容を復唱する
  4. 戻り次第こちらから連絡する
  5. やさしい応対を心掛ける
  6. 苦情電話から逃げない