第4章 受けるマナー

戻り次第こちらから連絡する

木村さんの悪習慣

木村さんは、外出しがちの社長宛の電話をうけるため、1日に何度も同じ相手からの電話を受けることが少なくありません。

先方は「またかけ直します」と言って電話を切るので「どうせ後でかかってくるなら」とメモを残すことをおろそかにしていました。

それを見かねた上司から「社長の帰社時間と、戻り次第こちらから折り返し電話をすると言えば、相手も何度もかけずに済むだろう」と注意されました。

実際そうしてみると電話の回数も減って、メモを残す習慣もつきました。

名指し人が留守の場合は、戻り次第連絡するという応対が基本になります。

ただし、外出してしいる場合は、おおまかな帰社時間を、社内にいる場合はどれぐらいの時間で席に戻るかを、目安として相手に伝えられるようにしておきましょう。

また、念のために相手の電話番号を忘れずに聞いてメモを残しておきましょう。

第4章 受けるマナー

  1. すぐ出て名乗る
  2. 相手の目的を確認する
  3. メモした内容を復唱する
  4. 戻り次第こちらから連絡する
  5. やさしい応対を心掛ける
  6. 苦情電話から逃げない